Часто сотрудники используют личные транспортные средства на блага компании. Как правильно оформить договор аренды транспортного средства

06.09.2011
Журнал «Расчет»

Без регистрации

Договор аренды автомобиля регулируется статьями 642-648 Гражданского кодекса («Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, или проще: «Аренда без экипажа»). Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо.

Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК: «Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией». Расходы в связи с эксплуатацией - это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет.

Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора.

Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст. 608 ГК РФ). Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину. Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

Кроме того, сотрудник должен передать фирме:

• свидетельство о регистрации автомобиля;
• талон техосмотра;
• страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник.

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласовывают условия аренды и составляют договор.

Договор обязательно должен содержать следующие данные:

• марку машины;
• год выпуска;
• цвет;
• номер кузова и двигателя;
• государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности.

В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ). Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ).

При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7. В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

Налоговые последствия

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать. Однако существует позиция Минфина по данному вопросу. В ведомстве считают, что «при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе» (письмо Минфина от 19 августа 2005 г. № 03-11-04/2/52). На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу.

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на прибыль уменьшают обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую оправданность легко обосновать - она указана в приказе, о котором говорилось выше.

Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, письмом УФНС по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1 названы:

• приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
• заявки на использование арендованных автомобилей;
• копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161 представители финансового ведомства изложили свою позицию: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным приказом, может являться оправдательным документом. Не отменена также унифицированная форма этого документа, утвержденная постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Таким образом, арендатор имеет выбор:

• либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в приказе Минтранса № 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами);
• либо разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса № 152 (см. ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Не забудьте подтвердить

Расходы на обслуживание и эксплуатацию автомобиля можно подтвердить следующими документами:

• путевыми листами (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161);
• талонами на бензин, счетами-фактурами и товарными накладными, выданными топливной компанией;
• картами и договорами с нефтяной компанией на обслуживание автомобилей организации на ее заправках; отчетами держателя топливной карты о движении горючего;
• кассовыми чеками;
• актами выполненных ремонтных работ, дефектной ведомостью, сметами работ, накладными, заказ-нарядами и т. п.;
• квитанциями установленного образца об оплате услуг автостоянки, автомойки и т. п. (в чеке ККТ или товарном чеке должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая обслуживалась (письмо УФНС
• по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007).

Для подтверждения расходов на страхование понадобятся:

• договор страхования автомобиля;
• копия лицензии страховой компании на осуществление данного вида страхования;
• квитанция на получение страховой премии (взноса) (форма № А-7), утвержденная приказом Минфина от 17 мая 2006 г. № 80н, - при расчетах наличными деньгами (письмо УФНС по г. Москве от 13 июня 2007 г. № 22-12/056558);
• Кассовые чеки и чеки, выдаваемые при совершении операций с использованием пластиковых карт.

Автовладелец платит...

Из выплат физическим лицам, производимым в связи с действием договора аренды автомобиля без экипажа, НДФЛ облагаются:

• арендная плата в пользу арендодателя (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ);
• заработная плата водителя арендованного автомобиля (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Подотчетные суммы не являются доходом физического лица, поэтому не являются объектом обложения НДФЛ.

Арендатор в данном случае выступает в роли налогового агента. Он должен удержать налог и уплатить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника (подп. 1, 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов, регулируются Законом от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Согласно части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в ч. 1 п. 2 ст. 5 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

На основании части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не относятся к объекту обложения страховыми взносами.

Следовательно, арендная плата, выплачиваемая работнику по договору аренды транспортного средства без экипажа, не является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование. Минздравсоцразвития в своем письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 эту точку зрения поддержал.

1. Как оформить договор аренды имущества с работником или другим физлицом.

2. Что выгоднее: компенсация за использование личного автомобиля сотрудника или оплата по договору аренды.

3. Налогообложение и бухгалтерский учет арендных платежей в пользу физического лица.

Сложно представить себе организацию или предпринимателя, которые обходятся в своей деятельности без использования хотя бы минимального количества имущественных ресурсов. К «стандартному» имуществу, без которого ведение бизнеса в настоящее время практически невозможно, относится, например, офисная техника, компьютеры, телефоны. Однако в большинстве случаев для ведения хозяйственной деятельности требуется еще офис, автомобиль, оборудование и т.д. Список используемого имущества может быть самым разнообразным в зависимости от масштабов и специфики бизнеса. При этом далеко не все организации могут позволить себе приобретать все необходимое в собственность, а многие просто не видят в этом смысла (лишние затраты на содержание, налог на имущество и т.д.). Гораздо удобнее воспользоваться чужим имуществом, например, взять в аренду. Если арендодатель – юридическое лицо или ИП, то сложностей с оформлением договора и учетом арендных расходов, как правило, не возникает. А вот если арендодателем выступает ваш сотрудник или другое физическое лицо , нужно быть готовым к определенным нюансам в оформлении сделки, налогообложении и учетном отражении, о которых пойдет речь в этой статье.

Документальное оформление аренды имущества физического лица

Если Вы арендуете имущество у физического лица, то порядок документального оформления такой сделки, а также налогообложения по ней не зависит от того, является это физлицо сотрудником или нет . Аренда имущества физлица оформляется договором, согласно которому арендодатель (физлицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). При составлении договора аренды необходимо учитывать следующие особенности:

• Форма договора аренды – письменная, поскольку одной из сторон является юридическое лицо (ИП) (ст. 609 ГК РФ).

• Срок аренды – устанавливается договором по соглашению сторон. Если срок аренды не указан, договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 610 ГК РФ).

! Обратите внимание: Если договор аренды здания или сооружения заключается на срок более одного года, он подлежит обязательной государственной регистрации. Поэтому, чтобы избежать данной процедуры, в договоре необходимо четко прописать срок аренды, не превышающий года.

• Объект аренды – в обязательном порядке должен быть установлен в договоре.

Кроме того, в договоре необходимо прописать все основные характеристики, позволяющие однозначно идентифицировать имущество, подлежащее передаче в качестве объекта аренды. В противном случае договор аренды признается недействительным (ст. 607 ГК РФ). Например, если объектом аренды является автомобиль, необходимо указать все его основные характеристики: марку, модель, год выпуска, регистрационный номер, номер ПТС и т.д. Если передаче подлежит помещение – его адрес, площадь, состав, приложить схему.

! Обратите внимание: при составлении договора аренды у арендодателя необходимо запросить документы, подтверждающие его право собственности на передаваемое имущество. Если арендодатель не является собственником имущества, он должен предоставить документы, дающие ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

• Арендная плата – размер, порядок и сроки уплаты арендных платежей устанавливаются в договоре по соглашению сторон. Если порядок и сроки внесения арендной платы в договоре не определены, они принимаются как порядок и сроки, действующие в отношении аналогичного имущества в сравнимых обстоятельствах (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Размер арендной платы может изменяться не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

• Обязанности сторон – определяются договором. По умолчанию (если другое не установлено в договоре) капитальный ремонт имущества, являющегося объектом аренды, осуществляет арендодатель, а текущий ремонт – арендатор.

• Аренда автомобиля – в договоре необходимо прописать характер аренды: с экипажем или без экипажа.

Аренда автомобиля с экипажем предполагает, что арендодатель не только предоставляет свое транспортное средство во временное владение и пользование, но еще и оказывает услуги по управлению им и по технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Аренда без экипажа, соответственно, предполагает только предоставление транспортного средства во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ). В соответствии с Гражданским кодексом, по договору аренды транспортного средства с экипажем обязанность по проведению капитального и текущего ремонта возлагается на арендодателя, а по договору аренды без экипажа – на арендатора (ст. 634, 644 ГК РФ). В договоре аренды транспортного средства с экипажем лучше отдельно указать сумму арендной платы, а также сумму, причитающуюся арендодателю за услуги по управлению транспортным средством и технической эксплуатации. Такое разграничение в дальнейшем позволит избежать проблем с начислением НДФЛ и страховых взносов.

При составлении договора аренды имущества с работником или другим физическим лицом предлагаю Вам воспользоваться готовыми образцами договоров :

Передача имущества по договору аренды оформляется актом приема-передачи. В акте нужно перечислить все основные характеристики объекта аренды, его недостатки, повреждения и т.д., поскольку после заключения договора ответственность за содержание арендованного имущества в надлежащем состоянии ложится на арендатора. Возврат имущества из аренды оформляется актом возврата.

НДФЛ с доходов физического лица от сдачи имущества в аренду

Доходы физического лица от сдачи в аренду имущества подлежат обложению НДФЛ по ставке 13% (для налоговых резидентов) или 30% () (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Независимо от того, состоит арендодатель в трудовых отношениях с арендатором или нет, организация-арендатор является налоговым агентом. Поэтому именно арендатор должен исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с арендной платы при ее фактической выплате физлицу (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Кроме того, организация-арендатор обязана предоставить в налоговую инспекцию по итогам года сведения по форме 2-НДФЛ в отношении доходов арендодателя.

В справке 2-НДФЛ доходы физлица от сдачи в аренду имущества отражаются с кодом «2400». В том случае, если заключен договор аренды транспортного средства с экипажем, в справке отражаются отдельно: арендная плата с кодом «2400», а также плата за услуги по управлению и технической эксплуатации с кодом «2010» (Приложение 3 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников»).

! Обратите внимание: включение в договор аренды имущества с физическим лицом условия о том, что арендатор не является налоговым агентом и арендодатель должен самостоятельно уплачивать НДФЛ с арендной платы в бюджет, противоречит налоговому законодательству РФ. Поэтому независимо от наличия такого условия, организация-арендатор признается налоговым агентом по отношению к арендодателю-физлицу , то есть ответственность за полноту и своевременность уплаты НДФЛ с арендной платы полностью лежит на организации. В случае неисполнения своих обязанностей как налогового агента организация может быть привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ (штраф в размере 20% от суммы налога, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет). Такой позиции придерживается Минфин РФ в письмах от 29.04.2011 № 03-04-05/3-314 и от 15.07.2010 № 03-04-06/3-148.

Страховые взносы с арендной платы физическому лицу

Арендная плата, выплачиваемая сотруднику или другому физическому лицу по договору аренды имущества, не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако если Вы заключили с физлицом договор аренды транспортного средства с экипажем, то помимо арендной платы по нему предусматривается плата физлицу за услуги по управлению. Вторая составляющая оплаты (за услуги) с правовой точки зрения относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг. Поэтому с суммы оплаты физлицу за услуги по управлению транспортным средством и технической эксплуатации организация должна начислить страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС (на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем.

Налог на прибыль, УСН

Организации, применяющие общую систему налогообложения имеют право учесть арендные платежи за арендуемое имущество в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом такие расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. Для документального подтверждения расходов достаточно договора аренды и акта приема-передачи. То есть составлять ежемесячные акты об оказанных услугах не требуется, если их составление прямо не предусмотрено договором аренды (Письма Минфина России от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764).

! Обратите внимание: Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Кроме самой арендной платы арендатор может уменьшить налогооблагаемую базу на расходы по ремонту арендованного имущества (текущему и капитальному), если обязанность по такому ремонту возложена на него по договору аренды (пп. 1 и 2 ст. 260 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.05.2008 № 03-03-06/1/339). Помимо этого к налоговому учету могут быть приняты и расходы, связанные с эксплуатацией арендованного имущества, например, используемого по договору аренды: на ГСМ, стоянку, страхование (если договором аренды обязанность по страхованию возложена на арендатора).

Плательщики УСН также могут учитывать в составе расходов арендные платежи за пользование имуществом (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой принятия к налоговому учету таких расходов будет являться дата их фактической оплаты, то есть дата выплаты арендной платы за истекшие периоды.

В некоторых случаях работодателю выгоднее воспользоваться автомобилем сотрудника, чем приобретать в собственность транспортное средство. Оформить организация может различными способами:

• выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
• арендовать у работника автомобиль;
• заключить договор на оказание транспортных услуг.

Возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.
Выплата работникам компенсации за использование ими своего легкового автомобиля в служебных целях для организации выгодна, только когда ее размер укладывается в нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В утвержденные суммы уложиться было затруднительно еще в момент выхода указанного Постановления, в настоящее же время это практически невозможно. Поэтому многие работодатели заключают с сотрудниками договор на аренду автомобиля.

Договор аренды

Гражданским кодексом РФ предусмотрен договор аренды транспортных средств:

• с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда с экипажем) (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ);
• без экипажа (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
Работодатели чаще заключают с сотрудниками договор аренды без экипажа.

Сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль во временное пользование, выступает в роли арендодателя, работодатель же является арендатором автомобиля. Транспортное средство, как было сказано выше, в этом случае предоставляется арендодателем арендатору во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации. Арендатор же своими силами организует управление автомобилем и его эксплуатацию (ст. 645 ГК РФ).

Договор аренды автомобиля без экипажа заключается в письменной форме независимо от срока договора (ст. 643 ГК РФ). Государственная регистрация при его заключении не требуется.

В договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды (п. 3 ст. 607 ГК РФ). Это означает, что в договоре аренды автомобиля необходимо указать как минимум: марку машины, год ее выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. При отсутствии перечисленного в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным (п. 3 ст. 607 ГК РФ).

Стороны вправе условиться о возможности субаренды. Неотражение такого условия позволяет арендатору сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (п. 2 ст. 647 ГК РФ). При этом ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды, если иное не установлено законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 615 ГК РФ).

Пожелания владельца транспортного средства в части ограничения его использования стороны также могут отразить в договоре. Например, для пассажирского микроавтобуса может быть оговорена допустимость только пассажирских перевозок и запрет на перевозку грузов.

Арендатор, как было сказано выше, обязан выплачивать арендодателю арендную плату. Поэтому в договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы.

Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики. А в этом случае он будет сопоставим с , начисляемой по автомобилю с аналогичными характеристиками. Финансисты же при установлении размера арендных платежей рекомендуют руководствоваться ценами, сложившимися в регионе (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-11-04/2/52).

Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (пп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ). В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов. Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

Работник вправе потребовать досрочного расторжения договора, если арендная плата не выплачивалась в срок два раза подряд (п. 5 ст. 614 ГК РФ).

Условия о порядке и сроках внесения арендной платы не являются существенными условиями договора, как и условие о сроке аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ). При отсутствии такого условия договор считается заключенным на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ).

В договоре желательно привести восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Определить ее можно и по договоренности сторон.

При обнаружении работодателем недостатков (за которые отвечает работник), полностью или частично препятствующих работе арендованного автомобиля, он вправе потребовать, в частности, уменьшения арендных платежей (п. 1 ст. 612 ГК РФ). Работник же не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, если они (п. 2 ст. 612 ГК РФ):

• отмечены при заключении договора;
• известны арендатору заранее;
• обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.

Гражданским законодательством на арендатора возлагается обязанность (ст. ст. 644, 646, 648 ГК РФ):

• по поддержанию в надлежащем состоянии арендованного автомобиля;
• по проведению его текущего и капитального ремонта;
• по несению расходов на содержание арендованного транспортного средства, страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией;
• за вред, причиненный третьим лицам.

Однако стороны вправе иначе перераспределить обязанности по содержанию (мелкий и капитальный ремонт), страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Исходя из этого в договоре желательно четко прописать обязанности сторон по несению расходов. Условие о распределении расходов является обоснованием для их признания при исчислении налога на прибыль у арендатора.

Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств"). Возможно, что к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Работодатель же, скорее всего, захочет, чтобы им управляли другие лица. Сотрудник в этом случае должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем лиц, указанных работодателем, либо неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре.

Если автомобилем будет управлять лицо, не вписанное в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на 300 руб. в силу п. 1 ст. 12.37 КоАП РФ (п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.10.2006 N 18 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях").

Договором может быть предусмотрено и добровольное страхование автомобиля от различных рисков (каско), от угона (хищение, кража, грабеж, разбой) и ущерба (ДТП, пожар, взрыв, стихийное бедствие и т.д.), а также дополнительное к ОСАГО на случай:

• наступления ответственности, не относящейся к страховому риску по обязательному страхованию, в случаях, перечисленных в п. 2 ст. 6 Закона N 40-ФЗ (например, при причинении водителем вреда при погрузке груза на транспортное средство или его разгрузке);
• недостаточности страховой выплаты по ОСАГО для полного возмещения вреда, причиненного жизни, здоровью или имуществу потерпевших.

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме или воспользоваться актом о приеме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). В акте желательно указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

К акту прикладываются документы на транспортное средство: свидетельство о его регистрации, копия паспорта транспортного средства, полис ОСАГО.

Договор считается заключенным с момента передачи арендатору транспортного средства (ст. 642, п. 2 ст. 433 ГК РФ).

По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды. Если же арендодатель или арендатор пожелает расторгнуть договор в любое другое время, то предупредить об этом другую сторону необходимо за месяц (п. 2 ст. 610 ГК РФ), хотя в договоре могут быть установлены и иные сроки.

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором, если в договоре об этом было сказано отдельно (абз. 1 ст. 622 ГК РФ). Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.

Соглашения об изменении или расторжении договора стороны должны оформлять в письменной форме (п. 1 ст. 452 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) рекомендует использовать забалансовый счет 001 "Арендованные основные средства". Получение автомобиля в аренду отражается записью по дебету счета 001, а его возврат по окончании срока действия договора - по кредиту счета 001. При этом имущество учитывается за балансом по стоимости, указанной в договоре аренды. Если стороны не смогли определить ее, арендованный автомобиль отражается по нулевой стоимости:

Арендованный автомобиль принят к забалансовому учету.

Организации-арендатору желательно открыть на арендованный автомобиль инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Арендная плата и эксплуатационные расходы у арендатора признаются расходами по обычным видам деятельности. Данные расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. п. 5, 7, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

При начислении арендной платы используется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В зависимости от того, в каком структурном подразделении эксплуатируется арендованный автомобиль, указанный счет корреспондирует со счетами учета затрат: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" либо со счетом 44 "Расходы на продажу":

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73

Начислена арендная плата за автомобиль.

Обязательства по налогам и страховым взносам

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.

По общему правилу датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре. Если данное условие отсутствует, то расходы можно учесть в последний день отчетного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Он же своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Вышеприведенное позволило финансистам заключить, что затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения), а также на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81).

Напомним, что расходами в целях налогообложения признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение доходов.

Эксплуатационные расходы - это комплексное понятие, включающее несколько видов затрат, в частности приобретение ГСМ, техническое обслуживание автомобиля, его хранение и мойку, заработную плату водителя с начисляемыми на нее страховыми взносами в государственные внебюджетный фонды. Каждый вид затрат учитывается по правилам, установленным для соответствующего вида расходов. Расходы:

• на приобретение ГСМ и других расходных материалов учитываются в материальных расходах согласно пп. 5 п. 1 ст. 254;
• на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля - в расходах на ремонт в соответствии с п. 2 ст. 260 НК РФ;
• техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля - в прочих расходах в силу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ;
• страхование автомобиля и автогражданской ответственности - в расходах на страхование на основании п. 1 ст. 263 НК РФ;
• оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем, - в расходах на оплату труда согласно п. 1 ст. 255 НК РФ.

Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы для целей налогообложения прибыли достаточно договора аренды и акта о передаче автомобиля работодателю. Финансисты при этом не настаивают на ежемесячном оформлении акта об оказании услуг по аренде (Письма Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742).

Сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или собственником (ст. 608 ГК РФ). Поэтому для признания расходов арендатора работник, передающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации-арендатору документы, подтверждающие его право собственности на машину. Таким документом может быть паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды у арендатора должна храниться его копия. Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то необходима и ее копия. Кроме того, работник должен передать организации свидетельство о регистрации автомобиля и страховой полис (если риски ранее застраховал сотрудник).

Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.

Организации, не являющиеся автотранспортными, могут использовать в качестве путевых листов его унифицированную форму (утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) либо разработанную самостоятельно форму путевого листа, которая прописана среди утвержденных форм первичных учетных документов, применяемых организацией. В таком путевом листе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 3 Положения об обязательных реквизитах и порядке заполнения путевых листов (утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152).

Подтвердить ремонт автомобиля, осуществленный собственными силами, арендатору помогут смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладные на приобретенные запчасти и акт о списании израсходованных запчастей. Затраты на ремонт автомобиля, произведенный специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы об оплате ремонта. Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3 и инвентарной карточке автомобиля по форме N ОС-6.

Расходы на страхование организация-арендатор вправе учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на нее (ст. 637 ГК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ).

Расходами организации по страховым договорам (как обязательным, так и добровольным) являются страховые премии, уплачиваемые страховой компании (п. 1 ст. 2 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации").

Если организация применяет метод начисления и договор страхования заключен на срок более одного отчетного периода (квартала, полугодия, девяти месяцев), то расходы на страхование учитываются при исчислении налога на прибыль равномерно в течение срока (п. 6 ст. 272 НК РФ):

• действия договора, если страховая премия перечислена разовым платежом;
• за который уплачена часть страховой премии, если страховые взносы уплачиваются в рассрочку.

При этом в обоих случаях включаемая в расходы сумма рассчитывается пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде.

Если срок договора менее одного отчетного периода, то расходы на страхование включаются в состав расходов в момент оплаты (п. 6 ст. 272 НК РФ).

Остальные вышеприведенные расходы организация может учесть в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, в силу п. 1 ст. 272 НК РФ (Письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844).

При кассовом методе все перечисленные расходы включаются в расходы при исчислении налога на прибыль после их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если у таких организаций порядок учета упомянутых расходов в бухгалтерском и налоговом учете различается, то возникает необходимость применения Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

По общему правилу арендатор автомобиля амортизацию не начисляет, поскольку в этом случае право собственности на него к организации не переходит (п. 1 ст. 256 НК РФ, ст. 608 ГК РФ). Однако если работодатель с согласия работника произвел неотделимые улучшения арендованного автомобиля (к примеру, поставил на машину кондиционер) и при этом работник не возмещает их стоимость, то на такие улучшения организация вправе начислять амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их ввода в эксплуатацию, в течение всего срока действия договора аренды (абз. 4 п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 258, п. п. 3, 4 ст. 259.1, п. п. 6, 7 ст. 259.2 НК РФ). Норму амортизации капитальных вложений при этом необходимо установить исходя из срока полезного использования, определяемого в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1) (абз. 6 п. 1 ст. 258 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.01.2010 N 03-03-06/2/7).

О возможности учета арендатором в целях налогообложения прибыли расходов в виде амортизационных отчислений от стоимости неотделимых улучшений в объект основных средств, арендованный у физического лица, в общеустановленном порядке указано в Письме ФНС России от 17.08.2009 N 3-2-13/181@.

Напомним, что неотделимыми являются улучшения, которые не могут быть изъяты без причинения вреда арендованному имуществу (п. 2 ст. 623 ГК РФ).

Если на дату возврата арендованного автомобиля неотделимые улучшения амортизированы не полностью, их остаточная стоимость не признается расходом (п. 16 ст. 270 НК РФ).

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Налоговый агент обязан исчислять и удерживать налог со всех доходов налогоплательщика, источником которых он является (п. 2 ст. 226 НК РФ). Исключением являются доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются самостоятельно налогоплательщиком в соответствии со ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 227, 227.1 и 228 НК РФ. В перечисленных статьях доходы в виде арендной платы не упомянуты. Поэтому при выплате арендной платы работодателю следует исчислять и удерживать НДФЛ. Сумму же налога надлежит перечислить в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника (п. п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Арендная плата, выплачиваемая работнику-арендодателю, НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога (ст. 143 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.02.2004 N 04-04-06/21).

Арендатор вправе принять к вычету предъявленные продавцами суммы НДС по ГСМ, другим материально-производственным запасам, в том числе запасным частям, работам и услугам, оказываемым в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, после их оприходования при наличии соответствующих счетов-фактур и условии, что указанное имущество, работы, услуги приобретаются для операций, реализация которых облагается НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Заметим, что при оформлении страховки на автомобиль на услуги страховой компании НДС не начисляется (пп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Объектом обложения налогом на имущество организаций для российских организаций признается движимое и недвижимое имущество, учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учета (п. 1 ст. 374 НК РФ). Налог на имущество по объекту основных средств, полученных в аренду, уплачивает та сторона сделки, на балансе которой объект учтен (Письма Минфина России от 10.12.2009 N 03-05-05-01/76, от 02.06.2006 N 03-06-01-04/113). Таким образом, с полученного в аренду автомобиля налог на имущество организация не уплачивает, поскольку автомобиль - это собственность работника-арендодателя, а не работодателя-арендатора.

Транспортный налог уплачивают лица, на которых зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом обложения данным налогом (абз. 1 ст. 357 НК РФ). Согласно п. 20 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (утв. Приказом МВД России от 24.11.2008 N 1001) транспортные средства регистрируются только за собственниками транспортных средств - физическими и юридическими лицами, указанными в паспортах транспортных средств. Поскольку при аренде автомобиля право собственности к организации не переходит, то транспортный налог она не уплачивает. Поэтому именно работник обязан платить транспортный налог. При этом факт передачи автомобиля в аренду для целей исчисления указанного налога значения не имеет.

Исключением являются лишь случаи передачи собственных автомобилей по договору лизинга или сублизинга другому лицу. Такие транспортные средства по соглашению сторон договора могут быть зарегистрированы либо за лизингодателем, либо за лизингополучателем (п. п. 22 и 48 упомянутых Правил регистрации).

Если работодатель принял решение компенсировать сотруднику расходы по уплате транспортного налога, то сумму такой компенсации учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не удастся (п. 29 ст. 270 НК РФ). При этом у организации возникнет обязанность по исчислению с этой суммы НДФЛ и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды (подробнее - см. ниже).

Выше говорилось, что у работодателя отсутствуют какие-либо ограничительные нормы по размеру арендной платы. Поэтому вполне логично увеличить ее на величину компенсации, ведь вся сумма арендной платы учитывается при расчете налога на прибыль.

Объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, осуществляемые в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Не относятся к объекту обложения, в частности, вознаграждения по договорам, связанным с передачей в пользование имущества (п. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). К договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), относятся договоры аренды имущества.

То, что арендная плата, установленная договором аренды транспортного средства без экипажа, заключенным между организацией и ее работником, не является объектом обложения страховыми взносами, подтвердило и Минздравсоцразвития России в Письме от 12.03.2010 N 550-19.

Не начисляются на арендную плату и страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Пример. В связи с производственной необходимостью организация решила арендовать автомобиль на срок три месяца у сотрудника организации В.Ю. Котова. По условиям договора арендная плата - 18 500 руб. в месяц, согласованная стоимость автомобиля - 385 000 руб., арендатор несет расходы по содержанию автомобиля и осуществляет его ремонт в случае надобности. Для приобретения ГСМ водителю автомобиля ежемесячно выдавалось под отчет 5000 руб. Расходы на ГСМ в августе составили 4615 руб., в сентябре - 4275 руб., в октябре - 4495 руб., остаток подотчетной суммы водитель возвращал в кассу организации в последний день месяца. В сентябре для автомобиля приобретены запчасти на сумму 5015 руб., в том числе НДС 765 руб., которые были установлены, о чем оформлен акт о замене и списании израсходованных запчастей. Автомобиль передан организации 1 августа 2012 г., возвращен сотруднику 31 октября на основании соответствующих актов приема-передачи автомобиля в аренду и по его возврату.
В бухгалтерском учете затраты по аренде автомобиля сопровождаются следующими записями:
- в августе :
Дебет 001
- 385 000 руб. - принят на забалансовый учет арендованный автомобиль;
- ежемесячно :
Дебет 20 Кредит 73
- 18 500 руб. - отнесена на затраты начисленная сумма арендной платы за автомобиль;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 2405 руб. (18 500 руб. x 13%) - удержана сумма НДФЛ с арендной платы;
Дебет 73 Кредит 51
- 16 095 руб. (18 500 - 2405) - перечислена работнику арендная плата;
Дебет 71 Кредит 50
- 5000 руб. - выданы в подотчет денежные средства для приобретения ГСМ;
Дебет 10-3 Кредит 71
- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - оприходовано приобретенное топливо на основании авансового отчета водителя;
Дебет 20 Кредит 10-3
- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - списана на затраты стоимость израсходованных ГСМ;
Дебет 50 Кредит 71
- 385 руб. (725, 505 руб.) - возвращен остаток подотчетной суммы;
- в сентябре при приобретении и установке запасных частей :
Дебет 60 Кредит 51
- 5015 руб. - перечислены средства в оплату счета на запасные части;
Дебет 10-5 Кредит 60
- 4250 руб. (5015 - 765) - оприходованы запасные части, приобретенные для установки на арендованный автомобиль;
Дебет 19 Кредит 60
- 765 руб. - выделена сумма НДС, предъявленная продавцом запасных частей;
Дебет 20 Кредит 10-5
- 4250 руб. - списана на затраты стоимость установленных запчастей взамен вышедших из строя;
Дебет 68 Кредит 19
- 765 руб. - принята к вычету сумма НДС по запасным частям;
- в октябре :
Кредит 001
- 385 000 руб. - снят с забалансового учета арендованный автомобиль, возвращенный работнику.
Начисление заработной платы водителю арендованного автомобиля, страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, исчисление НДФЛ осуществляются в общем порядке.
При исчислении налога на прибыль за 9 месяцев 2012 г. в материальные и прочие расходы включается соответственно 8890 руб. (4615 + 4275) и 41 250 руб. (18 500 + 18 500 + 4250).
При определении облагаемой базы за 2012 г. в материальные и прочие расходы будет добавлено еще 4495 и 18 500 руб.

Октябрь 2012 г.

Вопросы:

1. Как учитываются расходы в виде арендной платы за автомобиль, арендуемый у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, по договору аренды транспортного средства без экипажа?
2. Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами?

Исходные данные (ситуация):

Торговая организация арендует автомобиль для развоза товара по торговым точкам. Согласно договору сумма арендной платы равна 15 000 руб. в месяц и выплачивается наличными денежными средствами не позднее последнего числа истекшего месяца аренды. Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.

Гражданско-правовые отношения

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 Гражданского кодекса РФ).

Порядок, условия и сроки выплаты арендных платежей определяются договором аренды транспортного средства без экипажа, что следует из п. 1 ст. 614, ст. 625 ГК РФ.

В рассматриваемой ситуации арендная плата установлена в твердой сумме и уплачивается ежемесячно (что соответствует положениям пп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

Затраты организации на аренду автомобиля, который используется в основной деятельности организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Указанные расходы признаются в сумме ежемесячной арендной платы, установленной договором аренды, в том месяце, за который уплачивается арендная плата (п. п. 6, 6.1, 16, 18 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся с учетом изложенного выше и правил, установленных Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок *.

Страховые взносы

Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу (арендодателю) за передачу в пользование транспортного средства по гражданско-правовому договору (в том числе договору аренды транспортного средства без экипажа), не является объектом обложения страховыми взносами, уплачиваемыми в соответствии с гл. 34 "Страховые взносы" Налогового кодекса РФ (на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование) (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Арендная плата по договору аренды транспортного средства без экипажа не отнесена к объекту обложения страховыми взносами, предусмотренному п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Соответственно, на сумму арендной платы по договору аренды транспортного средства без экипажа страховые взносы не начисляются.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, являются объектом налогообложения по НДФЛ и формируют налоговую базу по НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Организация, выплачивающая физическому лицу доход в виде арендной платы, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Дополнительно по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Исчисление суммы НДФЛ производится по ставке, предусмотренной п. 1 ст. 224 НК РФ (13%), на дату фактического получения дохода, определяемую в данном случае в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Начисленная сумма НДФЛ удерживается налоговым агентом непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты арендодателю дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Налог на прибыль организаций

Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По общему правилу расходы признаются при соблюдении требований п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если они обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В данной консультации исходим из предположения, что данные требования выполняются. О порядке документального подтверждения расходов в виде арендной платы применительно к п. 1 ст. 252 НК РФ см. в Письме Минфина России от 15.06.2015 N 03-07-11/34410, а также в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

Расходы в виде арендных платежей признаются на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма	Первичный документ
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды
Отражены расходы в виде арендной платы за текущий месяц	44	76	15 000	Договор аренды транспортного средства без экипажа, Бухгалтерская справка
Удержан НДФЛ с суммы арендной платы (15 000 x 13%) **	76	68	1 950	Регистр налогового учета (Налоговая карточка)
Выплачена арендодателю арендная плата (за вычетом удержанного НДФЛ) (15 000 - 1 950) ***	76	50	13 050	Расходный кассовый ордер
Перечислен в бюджет удержанный НДФЛ	68	51	1 950	Выписка банка по расчетному счету

* В данной консультации не рассматриваются операции по получению и возврату арендуемого транспортного средства и соответствующие записи в таблице проводок не приводятся.

** В данной консультации удерживаемая сумма НДФЛ рассчитана без учета возможных налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 - 221 НК РФ.

*** Порядок ведения кассовых операций в данной консультации не рассматривается.

Страховые взносы с аренды автомобиля не начисляются и не уплачиваются арендатором только в том случае, если арендуется авто без экипажа. Если же в аренду взят автомобиль с экипажем, то обязательно придется начислять и платить страховые взносы на ОПС и ОМС. Необходимость уплаты взносов на ОСС на случай получения травмы дополнительно обговаривается в договоре.

Договор аренды транспортных средств

Если вы хотите взять автомобиль во временное пользование, то для того, чтобы избежать каких-либо последствий, необходимо правильно выбрать машину и составить договор аренды транспортных средств, прописав в нем все обязательства сторон. Взаимодействие между арендодателем и арендатором по договорам аренды транспортных средств регулируется параграфом 3 гл. 34 ГК РФ. Договор аренды транспортных средств между юридическим и физическим лицом заключается в простой письменной форме.

В договоре аренды транспортных средств, как правило, указывается:

• марка и модель автомобиля, VIN, пробег;
• срок аренды (начало и конец);
• права и обязанности сторон;
• размер, сроки и порядок внесения арендной платы;
• порядок передачи автомобиля (место передачи и место возврата), порядок и сроки оплаты;
• наличие или отсутствие залога;
• ответственность сторон;
• основания и порядок расторжения договора;
• адреса, реквизиты сторон.

К договору аренды транспортных средств должен прилагаться акт приема-передачи автомобиля. Кроме договора аренды транспортного средства арендатору нужно передать документы на автомобиль: ПТС, свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО, при наличии — полис КАСКО.

Договоры аренды транспортных средств бывают 2 видов: с экипажем и без экипажа.

Аренда автомобиля без экипажа у физического лица

Условия передачи авто без услуг экипажа оговорены в ст. 642-649 Гражданского кодекса. В соответствии с условиями договора аренды автомобиля без экипажа у физического лица арендодатель получает от арендатора вознаграждение, с которого юрлицо, арендующее авто, должно удержать НДФЛ.

При этом обязанности удерживать страховые сборы с физлица у арендатора не появляется ввиду того, что предметом договора аренды транспортных средств является передача в пользование имущества физлица, а не оказание им услуг или выполнение работы.

Такой вид услуг, как передача в аренду автомобиля (так же как и любого другого имущества, кроме имущественного права на авторские произведения и т. п.), не является объектом для удержания страховых взносов (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Аналогичное мнение о том, что с арендной платы за автомобиль с физлица-арендодателя не удерживаются страховые взносы, высказано в письме Министерства здравоохранения от 12.03.2010 № 550-19.

Аренда авто с водителем

Если автомобиль арендуется вместе с экипажем, т.е. если владелец авто намерен оказывать свои услуги в качестве водителя и слесаря, следящего за исправным состоянием транспортного средства, тогда ситуация с удержанием страховых взносов иная. Условия передачи авто в аренду с сопутствующими услугами такого рода регламентируются ст. 632-641 Гражданского кодекса.

В связи с тем, что владелец автомобиля вместе с передачей имущества в аренду предлагает еще и свои услуги по гражданско-правовому договору, то с этих услуг обязательно следует удержать взносы. Речь идет о той части уплачиваемой физлицу суммы по договору аренды машины с экипажем, которая идет в счет оплаты за его труд.

Целесообразнее будет в договоре аренды транспортных средств услуги по аренде непосредственно автомобиля и «трудовую повинность» его владельца разделить путем выделения этих двух сумм. Такое разделение услуг по аренде авто с экипажем на 2 части не регламентировано гражданским законодательством, но так желательно поступить, чтобы избежать возникновения споров с проверяющими.

Поскольку в таком договоре аренды есть доходы за труд физлица, то проверяющие будут считать сумму взносов со всей суммы договора, если только сумма оплаты за труд водителя авто, который также является его арендодателем, не окажется выделенной отдельно.

Если не разделить в договоре эти 2 суммы, а начисления сделать от суммы меньшего объема, чем арендная плата, предусмотренная договором, то при проверке с высокой долей вероятности будет произведено доначисление страховых взносов.

Для разрешения конфликта с проверяющими придется обращаться в суд. При этом следует учитывать, что подавляющее большинство судебных инстанций соглашается с налогоплательщиками, что доначисление взносов незаконно, а требование проверяющих о разделении этих 2 сумм в договоре необоснованно, поскольку такого требования нет в ГК РФ. Примером тому могут служить следующие постановления судов: 3 арбитражного апелляционного суда от 26.04.2013 № 03АП-121/12, ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № Ф06-10012/12.

Что касается того, какие страховые платежи начисляются при заключении такого договора, то здесь все довольно просто. Так, с дохода арендодателя, который также оказывает услуги по управлению транспортным средством и следит за его техническим состоянием, будут в обязательном порядке начислены взносы на ОПС и ОМС.

А вот взносы на соцстрахование на случай наступления несчастных случаев будут удерживаться только тогда, когда в договоре аренды транспортных средств будет прописано условие об их удержании (п. 1 ст. 20.1 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Бухгалтерские проводки по аренде автомобиля

Арендатору-юрлицу потребуется отобразить операцию по аренде автомобиля с экипажем в бухгалтерском учете. Для этого пригодятся такие проводки:

• Дт 26 Кт 76 — затраты по аренде авто;
• Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОПС) — начисление взносов на ОПС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
• Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОМС) — начисление взносов по ОМС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
• Дт 76 Кт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) — удержан НДФЛ с общей суммы платы за аренду авто с экипажем;
• Дт 76 Кт 51 — произведено перечисление арендодателю платы по договору аренды за вычетом НДФЛ;
• Дт 69 (субсчет расчетов по ОПС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОПС;
• Дт 69 (субсчет расчетов по ОМС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОМС;
• Дт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) Кт51 — оплачен налог с доходов физлиц.

Как избежать уплаты страховых взносов?

Существует несколько способов избежать уплаты страховых взносов. Самым распространенным является оформление трудовых отношений с сотрудником, имеющим автомобиль, на который впоследствии оформляется договор аренды. То есть работодатели заранее, размещая объявления о найме на работу, указывают такое условие, как наличие авто. Это условие предполагает, что деятельность нового сотрудника будет связана с разъездами, для чего ему понадобится автомобиль.

Также авто может быть арендовано и уже у работающего по трудовому контракту сотрудника в случае возникновения такой необходимости. Таким образом, заключается лишь договор аренды автомобиля без экипажа, а значит, что по такому договору не будет удержаний страховых взносов. Что же касается удержания страховых взносов с зарплаты сотрудника, который выступает арендодателем и управляет этим же авто, то они и так должны удерживаться.

Предостережение, содержащееся в п. 2 ст. 635 ГК РФ, относительно того, что члены экипажа должны быть трудоустроены у арендодателя, касается тех случаев, когда для управления и техобслуживания арендованного автомобиля арендодатель нанимает сторонних лиц. Если же он сам выполняет эти функции, то это предостережение к нему не относится, ведь он не может сам с собой оформить трудовые отношения.

Другим способом ухода от уплаты страховых взносов является не заключение договора аренды, а компенсация затрат работника. Так, если работнику для выполнения своих трудовых обязанностей потребовалось воспользоваться автомобилем (не важно, своим или нет), то работодатель компенсирует ему эти затраты.

При этом важным условием является документальное обоснование понесенных затрат, ведь сумма компенсации не облагается НДФЛ, и с нее не удерживаются взносы (письма Минфина от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, Минтруда от 25.07.2014 № 17-3/В-347), поэтому фискальные органы при проведении проверок особое внимание обращают именно на такие случаи.

Страховка на транспортное средство

Обязанность по страхованию автоответственности перед третьими лицами за вред, который может быть причинен в связи с эксплуатацией автомобиля (ОСАГО), лежит на арендодателе. Это условие прописано в ст. 637 ГК РФ с поправкой на то, что иной порядок может быть указан в договоре аренды.

Это означает, что по умолчанию затраты на страхование автомобиля, передаваемого в аренду, несет владелец авто, выступающий арендодателем в этой сделке. В свою очередь, если страховка будет оплачена арендатором по условиям договора, то это позволит ему снизить налогооблагаемую прибыль в соответствии со ст. 263 НК РФ.

О том, в каком объеме затраты на страхование авто будут приняты в расходы, читайте в статье «Нормативы, предусмотренные НК РФ» .

Итоги

Договоры аренды транспортных средств делятся на 2 типа: авто предоставляется с экипажем и без него. Правовая природа этих 2 типов договора аренды транспортных средств различна, поскольку при передаче автомобиля в аренду с экипажем возникают 2 вида правоотношений: передача транспортного средства (имущества) во временное платное пользование и установление трудовых отношений с владельцем автомобиля в части оказания услуг по управлению авто и проведению его технического обслуживания.

Ввиду наличия правоотношений, связанных с выполнением трудовых обязанностей, арендатору следует уплатить страховые взносы. При этом страховые взносы на ОПС и ОМС должны удерживаться в обязательном порядке, но с той суммы, которая идет на оплату труда водителя (экипажа) транспортного средства. Оплата страховых взносов на ОСС по травматизму производится только в том случае, если об этом прямо упомянуто в договоре аренды.

Начисление страховых взносов по договору аренды транспортного средства без экипажа не производится, потому что отсутствует объект обложения взносами по обязательному страхованию.

Что касается уплаты страховых платежей в страховую компанию (ОСАГО — обязательно, КАСКО — по желанию), то по умолчанию эти платежи осуществляет арендодатель. Однако в договоре можно предусмотреть уплату таких платежей арендатором, если это не будет противоречить законодательству.